Faktury z e-mailu, které se zpracují samy
Na ekonomické oddělení chodí faktury od desítek různých dodavatelů a subdodavatelů - portál pro ně dělat nedávalo smysl, jen by to zkomplikovalo jim. Účetní musela každý e-mail otevřít, fakturu najít, stáhnout, vytisknout, archivovat a nahrát do účetního programu. Automatizovali jsme celé workflow: účetní teď jen vidí v reportu, že je hotovo.
ručních kroků nahradil jeden běh workflow a několik chytrých akcí.
PDF denně k tisku místo desítek jednotlivých souborů.
faktur měsíčně od různých dodavatelů.
měsíčně zpět ekonomickému oddělení.
Jak to funguje
Výzva
Na ekonomické oddělení se měsíčně sejde 350 až 400 faktur tohoto typu, a to od různých dodavatelů a subdodavatelů. Portál, přes který by faktury posílali, by celý proces zkomplikoval hlavně jim - to jsme dělat nechtěli. Účetní tak u každé faktury procházela stejnou rutinu: otevřít e-mail, najít přílohu, stáhnout ji na disk, vytisknout, nahrát na Google Drive kvůli archivaci a nakonec ručně nahrát do účetního programu k vytěžení. Zpracování jedné faktury jí typicky zabralo kolem pěti minut.
Řešení
Místo portálu jsme automatizovali samotné workflow. To v jednom běhu provede všechny kroky za účetní - z e-mailu vytáhne fakturu, uloží ji, archivuje na Google Drive a předá do účetního programu ke zpracování a vytěžení. Účetní jen vidí ve svém e-mailu a v reportu, že faktury byly zpracovány. Protože se zatím nechtěli vzdát tisku, faktury se navíc za každý den automaticky skládají do jednoho velkého PDF, které se vytiskne najednou - ne soubor po souboru.
Co z toho firma má
Ekonomické oddělení se zbavilo opakované manuální rutiny u každé faktury. Práce, která dřív znamenala šest kroků na každý doklad, teď proběhne sama a člověk jen kontroluje report. A díky jednomu sloučenému PDF za den ubylo i klikání a čas u tiskárny.
Účetní místo otevírání každého e-mailu jen vidí v reportu, že je hotovo.- typický přínos řešení pro firmu
Co jsme ještě postavili
AI analýza zpětné vazby
Ze stovek recenzí vytáhne sentiment, témata a příležitosti. Podklad pro plánování změn.
Přečíst →
AI analýza zákazníků z webu a sítí
Sleduje veřejné zdroje a sociální sítě, vytahuje signály o zákaznících a příležitostech.
Přečíst →
Plánování schůzek obchodníkům
Spočítá přejezdy mezi schůzkami a ukáže call centru kalendáře všech obchodníků na jednom místě. Bez zbytečného ježdění.
Přečíst →Chcete podobné řešení u vás ve firmě?
Začněte auditem. Najdeme, kde dává AI ve vašich procesech největší smysl.